Freelance : trois conseils pour gérer son organisation

Depuis que je me suis lancée dans le coaching d’entrepreneurs, une chose me saute aux yeux : leur manque d’organisation. Ce manque d’organisation est à la source d’une grande partie des difficultés qu’ils rencontrent : manque de temps, stress, problèmes de priorisation des tâches, difficultés à concilier vie professionnelle et personnelle… et j’en passe !

Pour tenir dans la durée en tant que freelance, il va falloir te fixer un cadre et pour ça, il faut savoir gérer son organisation !

Un freelance qui sait gérer son organisation réalise deux fois plus de tâches, en deux fois moins de temps, tout en gardant du temps pour lui. Révolutionnaire, n’est-ce pas ?

Alors concrètement, par où commencer  pour gérer son organisation ? Je te dis tout juste en dessous ! 😉

1 – Pour gérer son organisation, il faut des objectifs 

Entreprendre n’est pas une mince affaire, et sans organisation, la tâche sera fastidieuse. Ton organisation, c’est ta visibilité sur votre projet. En t’organisant, tu acceptes de te fixer des objectifs dans le temps en y travaillant un peu chaque jour. Tu vas ainsi diminuer ton stress, car c’est l’anxiété qui crée la panique.

Parmi les entrepreneurs que j’ai pu coacher, certains se noyaient dans un verre d’eau en affirmant qu’ils manquaient de temps pour faire tout ce qu’ils avaient prévu de faire. Et pourtant lorsque je décomposais les différentes tâches qu’ils s’étaient fixés, je me suis rendue compte de quelque chose de flagrant :

  • Un manque de vision stratégique de leur projet à moyen terme
  • Duquel découle un manque de priorisation des tâches
  • Et un manque d’évaluation de la durée des tâches

J’ai commencé par leur apprendre à être régulier pour en faire moins mais régulièrement :

– La mise en place d’un planning éditorial hebdomadaire est une solution pour produire des contenus à fréquence régulière

– L’instauration de deux à trois séances de sport par semaine à heure fixe est indispensable pour une bonne forme physique et mentale

– La prise d’un rendez-vous de réseautage (afterwork, déjeuner) par semaine te permet d’élargir ton réseau dans la durée.

Cette régularité te permet de te ménager plus de temps libre dans ta journée, et surtout moins te fatiguer au quotidien.

 

 

2 – Pour gérer son organisation, il faut un planning hebdomadaire 

Premier élément essentiel à l’organisation de ta vie entrepreneuriale, la planification de ta semaine va te donner une visibilité et une sérénité sur les sept prochains jours.

Fixe-toi des objectifs et tâches raisonnables à accomplir pour chaque jour, mais n’oublie pas d’inclure tes rendez-vous clients, tes démarches administratives, tes temps de lecture et d’inspiration, et surtout ton temps libre (hobbies, sorties…) !

En tant qu’entrepreneur, tu as la chance de pouvoir gérer ton emploi du temps comme bon te semble, alors profite-en ! A toi de définir si tu souhaites travailler le week-end, pratiquer une activité sportive en journée, travailler depuis chez toi ou depuis un espace de coworking. Tu es le maître du temps, et pour cela, tu dois apprendre à évaluer le temps de chacune de tes tâches.

Que tu sois digitalisé ou que tu préfères le papier, tu dois trouver un outil pour poser à plat ton emploi du temps hebdomadaire. Pour ma part, j’utilise Trello, un très bon outil de gestion de projet/tâches collaboratif en ligne.

Chaque dimanche, j’élabore mon programme de la semaine en incluant mes missions clients, le temps consacré à ma stratégie de Personal Branding (animation de mes communautés, rédaction d’articles et newsletter, communication sur les réseaux sociaux), mais également mes activités extra-professionnelles (Aïkido, course à pied, chant) et surtout, une place pour l’imprévu ! Car oui, en tant qu’entrepreneur, tu n’es jamais à l’abri d’événements qui te dépassent !

Trello, logiciel collaboratif en ligne

3 – Pour gérer son organisation, il faut se chronométrer 

Si tu ne sais pas encore évaluer la durée d’une tâche (écrire un article, répondre à un mail, rédiger une proposition commerciale), il est important de commencer par te chronométrer. Tu n’es pas obligé d’utiliser un chronomètre, mais tu peux tout simplement te réserver des plages horaires pour effectuer une tâche.

Exemple d’une journée type :

 

  • De 9h à 11 h : Rédaction d’un article
  • De 11h à 12h : Traitement des mails/ Veille sur les Réseaux sociaux
  • De 12h à 14h30 : Pause déjeuner et jogging
  • De 14h30 à 15h : Sieste
  • De 15h à 16h : Rendez-vous client
  • De 16h30 à 17h30 : Rédaction d’une proposition commerciale
  • De 17h30 à 18h00 : Traitement des mails

Certains entrepreneurs sont également adeptes de la méthode Pomodoro, qui préconise une séquence de 25 minutes de travail suivie d’une courte pause de 5 minutes. Méthode qui peut être efficace mais que je n’utilise pas personnellement car mes tâches régulières de rédaction impliquent plus de 25 minutes de concentration. Le tout est de se tenir à la plage horaire fixée pour réaliser tes différentes tâches !

Ta journée n’a pas besoin d’être pénible pour être efficace : tu peux te ménager de longs temps de pauses, écouter ton organisme et adapter ton programme en fonction de tes moments de productivité. Si comme moi (et beaucoup d’entre nous), tu fonctionnes au ralenti après la pause déjeuner et que estimes devoir faire une sieste : dors !

Il ne s’agit pas d’une perte de temps mais au contraire, d’un gain de productivité dans ta journée. Tu n’es pas salarié, tu n’as pas de contrainte horaire, alors travaille moins, mais travaille mieux ! 🙂

 

Tu n’as pas le temps dis-tu ? Et si tu commençais par le prendre  ? 😉

 

Conclusion 

Freelances, tu es chef d’entreprise, business(wo)men, mais peut être aussi parent, sportif, ou fâché avec l’administration. Et tu vas devoir concilier toutes ces vies dans une journée. Certes, tu n’es pas un chat et tu n’as pas neuf vies, mais tu as une vision et un devoir d’organisation. Pour gérer ton organisation, applique ces trois conseils et donne m’en des nouvelles 🙂

 

6 réponses
  1. Khady
    Khady dit :

    Salut Yeza,
    Je vous suis depuis quelques temps et j apprecie vos articles . J en apprends toujours. Merci. J aimerais savoir comment faire un planning eidtorial hebdomadaire. Avez- vous des pistes ou des articles a me suggerer.

    Merci pour ce travail que vous accomplissez.

    Répondre
  2. Marine LE NIGER
    Marine LE NIGER dit :

    Super article Yéza, c’est tellement vrai
    Avant d’être à mon compte j’étais commerciale, et je gère mon temps.
    Il était essentiel de mettre en place un planning pour être productif.
    J’avais énormément de collègue qui répété tous les jours être débordé. Mais il n’avait aucune stratégie, et cherchait toujours à répondre au mail du tac au tac.

    Maintenant que je suis à mon compte j’essaye de m’astreindre à la même discipline, mais c’est moins facile, j’ai moins d’expérience, je ne sais pas encore mesurer l’impact de mes taches, celles qui sont prioritaire, celle qui demande plus un travail de fond, et je ne sais pas encore le temps qu’il faut attendre pour avoir des résultats.
    Du coup je m’éparpille un peu

    Répondre
    • Yéza Lucas
      Yéza Lucas dit :

      Hello Marine, merci pour ton commentaire ! Je te conseille de faire des semaines test avec un planning raisonnablement chargé pour évaluer la durée de tes tâches 🙂

      Répondre
  3. Axelle Roi
    Axelle Roi dit :

    C’est tellement vrai tout ça 🙂

    Depuis que j’ai commencé cette année à gérer mon planning avec Google Calendar, notamment en programmant les tâches récurrentes et en anticipant les rush client, je suis beaucoup plus apaisée et sereine.
    Mon agenda est constamment à jour, il me permet de garder une trace écrite de ce que j’ai fait dans le mois, et ça m’aide aussi dans le suivi de mes dossiers et dans le pilotage de ma performance. Mieux encore, ça permet en cas d’imprévu client de se retourner et de pouvoir apporter des solutions, c’est gage de professionnalisme et c’est souvent très apprécié.

    Bref, l’organisation est un sujet essentiel quand on est freelance ! Merci pour cet article Yéza 😉

    Répondre

Répondre

Se joindre à la discussion ?
Vous êtes libre de contribuer !

Laisser un commentaire

Votre adresse de messagerie ne sera pas publiée. Les champs obligatoires sont indiqués avec *