Freelances : trois conseils pour gérer votre organisation

Depuis que je me suis lancée dans le coaching d’entrepreneurs, une chose me saute aux yeux : leur manque d’organisation. Ce manque d’organisation est à la source d’une grande partie des difficultés qu’ils rencontrent : manque de temps, stress, problèmes de priorisation des tâches, difficultés à concilier vie professionnelle et personnelle… et j’en passe !

Freelances, si vous voulez tenir dans la durée, il va falloir vous cadrer.

En vous organisant, vous allez accomplir deux fois plus de tâches, en deux fois moins de temps, tout en gardant du temps pour vous. Révolutionnaire, n’est-ce pas ?

Alors concrètement, par où commencer ? Je vous dis tout ci-dessous !

Planifiez votre semaine

Premier élément essentiel à l’organisation de votre vie entrepreneuriale, la planification de votre semaine va vous donner une visibilité et une sérénité sur les sept prochains jours.

Fixez-vous des objectifs et tâches raisonnables à accomplir pour chaque jour, mais n’oubliez pas d’inclure vos rendez-vous clients, vos démarches administratives, vos temps de lecture et d’inspiration, et surtout votre temps libre (hobbies, sorties…) !

En tant qu’entrepreneur, vous avez la chance de pouvoir gérer votre emploi du temps comme bon vous semble, alors profitez-en ! A vous de définir si vous souhaitez travailler le week-end, pratiquer une activité sportive en journée, travailler depuis chez vous ou depuis un espace de coworking. Vous êtes le maitre du temps, et pour cela, vous devez apprendre à évaluer le temps de chacune de vos tâches.

Que vous soyez digitalisé ou que vous préfériez le papier, vous devez trouver un outil pour poser à plat votre emploi du temps hebdomadaire. Pour ma part, j’utilise Trello, un très bon outil de gestion de projet/tâches collaboratif en ligne.

Chaque dimanche, j’élabore mon programme de la semaine en incluant mes missions clients, le temps consacré à ma stratégie de Personal Branding (animation de mes communautés, rédaction d’articles et newsletter, communication sur les réseaux sociaux), mais également mes activités extra-professionnelles (Aïkido, course à pied, chant) et surtout, une place pour l’imprévu ! Car oui, en tant qu’entrepreneur, vous n’êtes jamais à l’abri d’événements qui vous dépassent !

Trello, logiciel collaboratif en ligne

 

Chronométrez-vous

Si vous ne savez pas évaluer la durée d’une tâche (écrire un article, répondre à un mail, rédiger une proposition commerciale), il est important de commencer à vous chronométrer. Vous n’êtes pas obligé d’utiliser un chronomètre, mais vous pouvez tout simplement vous réserver des plages horaires pour effectuer une tâche.

Exemple d’une journée type :

 

  • De 9h à 11 h : Rédaction d’un article
  • De 11h à 12h : Traitement des mails/ Veille sur les Réseaux sociaux
  • De 12h à 14h30 : Pause déjeuner et jogging
  • De 14h30 à 15h : Sieste
  • De 15h à 16h : Rendez-vous client
  • De 16h30 à 17h30 : Rédaction d’une proposition commerciale
  • De 17h30 à 18h00 : Traitement des mails

Certains entrepreneurs sont également adeptes de la méthode Pomodoro, qui préconise une séquence de 25 minutes de travail suivie d’une courte pause de 5 minutes. Méthode qui peut être efficace mais que je n’utilise pas personnellement car mes tâches régulières de rédaction impliquent plus de 25 minutes de concentration. Le tout est de se tenir à la plage horaire fixée pour réaliser vos différentes tâches !

Votre journée n’a pas besoin d’être pénible pour être efficace : vous pouvez-vous ménager de longs temps de pauses, écouter votre organisme et adapter votre programme en fonction de vos moments de productivité. Si comme moi (et beaucoup d’entre nous), vous êtes au ralenti après la pause déjeuner et que vous estimez devoir faire une sieste : dormez !

Il ne s’agit pas d’une perte de temps mais au contraire, d’un gain de productivité dans votre journée. Vous n’êtes pas salarié, vous n’avez pas de contrainte horaire, alors travaillez moins, mais travaillez mieux !

Organisez-vous pour tenir dans le temps

Entreprendre n’est pas une mince affaire, et sans organisation, la tâche sera fastidieuse. Votre organisation, c’est votre visibilité sur votre projet. En vous organisant, vous acceptez de vous fixer des objectifs dans le temps en y travaillant un peu chaque jour. Vous allez ainsi diminuer votre stress, car c’est l’anxiété qui crée la panique.

Parmi les entrepreneurs que j’ai pu coacher, certains se noyaient dans un verre d’eau en affirmant qu’ils manquaient de temps pour faire tout ce qu’ils avaient prévu de faire. Et pourtant lorsque je décomposais les différentes tâches qu’ils s’étaient fixés, je me suis rendue compte de quelque chose de flagrant :

  • Un manque de vision stratégique de leur projet à moyen terme
  • Duquel découle un manque de priorisation des tâches
  • Et un manque d’évaluation de la durée des tâches

J’ai commencé par leur apprendre à être régulier pour en faire moins mais régulièrement :

– La mise en place d’un planning éditorial hebdomadaire est une solution pour produire des contenus à fréquence régulière

– L’instauration de deux à trois séances de sport par semaine à heure fixe est indispensable pour une bonne forme physique et mentale

– La prise d’un rendez-vous de réseautage (afterwork, déjeuner) par semaine permet d’élargir votre réseau dans la durée

Cette régularité vous permet de vous ménager plus de temps libre dans votre journée, et surtout moins vous fatiguer au quotidien.

Vous n’avez-pas le temps dites-vous ? Prenez-le, il vous le rendra !

 

Freelances, vous êtes chef d’entreprise, business(wo)men, mais peut être aussi parent, sportif, ou fâché avec l’administration. Et vous allez devoir concilier toutes ces vies dans une journée. Certes, vous n’êtes pas un chat et vous n’avez pas neuf vies, mais vous avez une vision et un devoir d’organisation.

 

Vous ne savez-pas ce qui accapare votre temps ? Ecrivez-moi un commentaire à la fin de cet article, je vous répondrai 🙂

4 réponses
  1. Khady
    Khady dit :

    Salut Yeza,
    Je vous suis depuis quelques temps et j apprecie vos articles . J en apprends toujours. Merci. J aimerais savoir comment faire un planning eidtorial hebdomadaire. Avez- vous des pistes ou des articles a me suggerer.

    Merci pour ce travail que vous accomplissez.

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  2. Marine LE NIGER
    Marine LE NIGER dit :

    Super article Yéza, c’est tellement vrai
    Avant d’être à mon compte j’étais commerciale, et je gère mon temps.
    Il était essentiel de mettre en place un planning pour être productif.
    J’avais énormément de collègue qui répété tous les jours être débordé. Mais il n’avait aucune stratégie, et cherchait toujours à répondre au mail du tac au tac.

    Maintenant que je suis à mon compte j’essaye de m’astreindre à la même discipline, mais c’est moins facile, j’ai moins d’expérience, je ne sais pas encore mesurer l’impact de mes taches, celles qui sont prioritaire, celle qui demande plus un travail de fond, et je ne sais pas encore le temps qu’il faut attendre pour avoir des résultats.
    Du coup je m’éparpille un peu

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    • Yéza Lucas
      Yéza Lucas dit :

      Hello Marine, merci pour ton commentaire ! Je te conseille de faire des semaines test avec un planning raisonnablement chargé pour évaluer la durée de tes tâches 🙂

      Répondre

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