Freelance : trois conseils pour gérer son organisation

Depuis que je me suis lancée dans le coaching d’entrepreneurs, une chose me saute aux yeux : leur manque d’organisation. Ne pas gérer son organisation est à la source d’une grande partie des difficultés qu’ils rencontrent : manque de temps, stress, problèmes de priorisation des tâches, difficultés à concilier vie professionnelle et personnelle… et j’en passe !

Pour tenir dans la durée en tant que freelance, il va falloir te fixer un cadre et pour ça, il faut savoir gérer son organisation !

Un freelance qui sait gérer son organisation réalise deux fois plus de tâches, en deux fois moins de temps, tout en gardant du temps pour lui. Révolutionnaire, n’est-ce pas ?

Alors concrètement, par où commencer  pour gérer son organisation ? Voici donc 3 conseils pour gérer son organisation quand on est freelance.

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1 – Pour gérer son organisation, il faut des objectifs 

Entreprendre n’est pas une mince affaire, et sans gérer son organisation, la tâche sera fastidieuse. Ton organisation, c’est ta visibilité sur votre projet. En t’organisant, tu acceptes de te fixer des objectifs dans le temps en y travaillant un peu chaque jour. Tu vas ainsi diminuer ton stress, car c’est l’anxiété qui crée la panique.

Parmi les entrepreneurs que j’ai pu coacher, certains se noyaient dans un verre d’eau en affirmant qu’ils manquaient de temps pour faire tout ce qu’ils avaient prévu de faire. Et pourtant lorsque je décomposais les différentes tâches qu’ils s’étaient fixés, je me suis rendue compte de quelque chose de flagrant :

• Un manque de vision stratégique de leur projet à moyen terme
• Duquel découle un manque de priorisation des tâches
• Et un manque d’évaluation de la durée des tâches

J’ai commencé par leur apprendre à être régulier pour en faire moins mais régulièrement :

– La mise en place d’un planning éditorial hebdomadaire est une solution pour produire des contenus à fréquence régulière

– L’instauration de deux à trois séances de sport par semaine à heure fixe est indispensable pour une bonne forme physique et mentale

– La prise d’un rendez-vous de réseautage (afterwork, déjeuner) par semaine te permet d’élargir ton réseau dans la durée.

Cette régularité te permet de te ménager plus de temps libre dans ta journée, et surtout moins te fatiguer au quotidien.

2 – Pour gérer son organisation, il faut un planning hebdomadaire 

Premier élément essentiel à l’organisation de ta vie entrepreneuriale, la planification de ta semaine va te donner une visibilité et une sérénité sur les sept prochains jours.

Fixe-toi des objectifs et tâches raisonnables à accomplir pour chaque jour, mais n’oublie pas d’inclure tes rendez-vous clients, tes démarches administratives, tes temps de lecture et d’inspiration, et surtout ton temps libre (hobbies, sorties…) !

En tant qu’entrepreneur, tu as la chance de pouvoir gérer ton emploi du temps comme bon te semble, alors profite-en ! A toi de définir si tu souhaites travailler le week-end, pratiquer une activité sportive en journée, travailler depuis chez toi ou depuis un espace de coworking. Tu es le maître du temps, et pour cela, tu dois apprendre à évaluer le temps de chacune de tes tâches.

Que tu sois digitalisé ou que tu préfères le papier, tu dois trouver un outil pour poser à plat ton emploi du temps hebdomadaire. Pour ma part, j’utilise Trello, un très bon outil de gestion de projet/tâches collaboratif en ligne.

Chaque dimanche, j’élabore mon programme de la semaine en incluant mes missions clients, le temps consacré à ma stratégie de Personal Branding (animation de mes communautés, rédaction d’articles et newsletter, communication sur les réseaux sociaux), mais également mes activités extra-professionnelles (Aïkido, course à pied, chant) et surtout, une place pour l’imprévu ! Car oui, en tant qu’entrepreneur, tu n’es jamais à l’abri d’événements qui te dépassent !

Trello, logiciel collaboratif en ligne

3 – Pour gérer son organisation, il faut se chronométrer 

Si tu ne sais pas encore évaluer la durée d’une tâche (écrire un article, répondre à un mail, rédiger une proposition commerciale), il est important de commencer par te chronométrer. Tu n’es pas obligé d’utiliser un chronomètre, mais tu peux tout simplement te réserver des plages horaires pour effectuer une tâche.

Exemple d’une journée type :

• De 9h à 11 h : Rédaction d’un article
• De 11h à 12h : Traitement des mails/ Veille sur les Réseaux sociaux
• De 12h à 14h30 : Pause déjeuner et jogging
• De 14h30 à 15h : Sieste
• De 15h à 16h : Rendez-vous client
• De 16h30 à 17h30 : Rédaction d’une proposition commerciale
• De 17h30 à 18h00 : Traitement des mails

Certains entrepreneurs sont également adeptes de la méthode Pomodoro, qui préconise une séquence de 25 minutes de travail suivie d’une courte pause de 5 minutes. Méthode qui peut être efficace mais que je n’utilise pas personnellement car mes tâches régulières de rédaction impliquent plus de 25 minutes de concentration. Le tout est de se tenir à la plage horaire fixée pour réaliser tes différentes tâches !

Ta journée n’a pas besoin d’être pénible pour être efficace : tu peux te ménager de longs temps de pauses, écouter ton organisme et adapter ton programme en fonction de tes moments de productivité. Si comme moi (et beaucoup d’entre nous), tu fonctionnes au ralenti après la pause déjeuner et que estimes devoir faire une sieste : dors !

Il ne s’agit pas d’une perte de temps mais au contraire, d’un gain de productivité dans ta journée. Tu n’es pas salarié, tu n’as pas de contrainte horaire, alors travaille moins, mais travaille mieux ! 🙂

Tu n’as pas le temps dis-tu ? Et si tu commençais par le prendre  ? 😉

Conclusion 

Freelances, tu es chef d’entreprise, business(wo)men, mais peut être aussi parent, sportif, ou fâché avec l’administration. Et tu vas devoir concilier toutes ces vies dans une journée. Certes, tu n’es pas un chat et tu n’as pas neuf vies, mais tu as une vision et un devoir d’organisation. Pour gérer ton organisation, applique ces trois conseils et donne m’en des nouvelles 🙂